GLOSARIO ARCHIVISTICO SEGUN EL AGN DE COLOMBIA

ACERVO: documentos conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: conjunto de tares, operaciones, acciones y tramites que permiten desarrollar las funciones de las instituciones para las cuales fueron creadas.
AGN: archivo general de la nación, establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el sistema nacional de archivos y es responsable de la salvaguardia del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
ARCHIVISTICA: disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicas de los archivos.
ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acomulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se pueda entender como la institución que está al servicio, la investigación y la cultura.
ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento, de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es contante.
ARCHIVO DE GESTION: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO HISTORICO: archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del corresponde al comité del archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibido por donación, deposito voluntario, adquisición o expropiación.
ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral del documento en su siclo vital.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS: conjunto de estrategias organizadas dirigidas a la planeación, dirección y central de los recursos físicos, técnicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
ARCHIVO DEL ORDEN DAPARTEMENTAL: archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DE ORDEN DISTRITAL: archivo integrado por fondo documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por a quellos que reciben en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL: ararchivo integrado por fondo documental procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL: archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO ELECTRONICO: conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
ARCHIVO PRIVADO: conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o judiciales de derecho privado en desarrolló de sus funciones o actividades.
ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERES PÚBLICO: aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia a la cultura es de interés publico y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO PÚBLICO: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
ASUNTO: centro de una unidad documental generado por una acción administrativa.
BULA: conjunto de documentos pontificios o políticos autenticados por un sello papal.
CATALOGO: instrumento de consulta que describe unidades documentales.
CICLO VITAL: estapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
CONSULTA DOCUMENTAL: acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.
CUSTODIAR: guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implique responsabilidad jurídica en la administración y conservación de las mismas, cualquiera que sea su titularidad.
CODIGO: identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
CARPETA: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
DATO: todo a quello que me va a permitir información.
DIGITALIZACION: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica soportes: papel, video, casetes, cinta, películas, microfilm y otros en una que solo puede leerse o interpretarse por computador.
DIPLOMATICA DOCUMENTAL: disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración con el objeto de evidenciar la evolución de los tips documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
DOCUMENTOS: información registrada, no importa la forma o medio.
DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores, primarios cuyo uso es frecuente
DOCUMENTO BORRADOR: Es un documento provisional preparatorio, previo al ejemplar.
DOCUMENTO COPIA: Es el ejeplar de un documento que contiene el texto del original pero que es producido para cumplir el informacion producida o recibida por una entida publica o privada en razon de sus actividades o funciones
DOCUMENTO DISPOSITIVO: Son aquellos en que la autoridad acienta su voluntad con intencion de ser obedecida.
DOCUMENTO FACILITATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones identicas o comunes en todas las entidades.
DOCUMENTO INACTIVO: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
DOCUMENTO MINUTA: Es un boceto, esquema o enumeracion de asuentos que habran de volcarse al documento original.
DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de informacion con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autencidad e integridad.
DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
DOCUEMTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficna o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
EXPEDIANTE: Unidad documental formadad por un conjunto de documentos  generados organica y funcionalmente por una instancia productora en la resolucion de un mismo asunto.
FACSIMIL: Reproduccion fiel de un documeto lograda a traves de un medio mecanico, fotografico o electronico, entre otros.
FOLIAR: Accion de numerar hojas
FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se nemera.
FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la que no se numera.
FONDO ACUMULADO: Conjunto de documetos dispuestos sin ningun criterio de organizacion archivistica.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentosproducidos por una persona natural o juridica en desarrollo de sus funciones o actividades.
FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuya series o asuntos han dejado de producirse debido al cese defenitivo e las funciones o actividades de las personas naturales o juridicas que lo generaban
GUIA: Instrumento de consulta que describe genericamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus caracteristicas fundamentale, como organismo que los originan, secciones y series que lo forman, fecha extremas y volumenes de la documentacion
GESTION DOCUMENTALES: conjunto de actividades administrativas y tecnicas, tendientes a la planificacion, manejo y organizacion de la documentacion producida y recibida por las antidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacion y conservacion


INDICE: instrumento de consulta en el que se listan, alfabetica o numericamente, terminos onomasticos, toponimicos, cronologicos y tematicos, acompañados de referencias para su localizacion.
INDICE CRONOLOGICO: listado consecutivo de fechas
INDICE ONOMASTICO: listado de nombres de personas natrales o juridicas.
INDICE TEMATICO: listado de temas o descriciones
INDICE TOPONIMICO: listado de nombres sitios o lugares.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperacion de informacion que decribe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
LEGAJO: conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacion.
LEGISLACION ARCHIVISTICA: conjunto de normas que regulan el quehacer archivistico en un pais.
MICROFILMACION: tecnica que permite registrar fotograficamente documentos como pequeñas imagenes en peliculas de alta resolucion.
MANUSCRITO: Documento elaborado a mano.
MARCA DE AGUA (filigrana): Señal trasparente de papel usada como elemento distintivo del fabricante.
MUESTREO: Tecnica estadistica aplicada en la seleccion documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.
ORGANIGRAMA: Se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor historico o cultural
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoria archivistica por el cual se estableces que la disposicion fisica de los documentos debe respetar la secuencia de tramitesque los produjo. Es prioritario para la ordenacion de fondos, series y unidades documentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoria archivistica por el cual se establece que los documentos producidos por una institucion y sus dependencias no deben mazclaese con lo de otras.
PROTOCOLO: Serie ordenada de escrituras originales y de otros documentos notariales que los escribanos y notariso autorizan con formalidades.
REPROGRAFIA: Conjunto de tecnicas, como la fotografia, el fotocopiado, la microfilmacion y la digitalizacion, que permiten copiar o duplicardocumentos originalmente consignados en el papel.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Conjunto de instituciones archivisticas articuladas entre si que posibilitan la homogenizacion y la normalizacion de los procesos archivisticos.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listados de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL: Listado de ausuntos o series documentales a los cuales se le asigna un tiempo de permanencia en el archivo central; asi como una disposicion final.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacion, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoria diplomatica.
TRAMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido de los documentos desde su produccion o recepcion, hasta el cumplimiento de su funcion administrativa.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remision de los documentos del archivo del gestion al cental, y de este al historico, de conformidad con las tablas de retencion y de valoracion documental vigentes.
UNIDAD DE CONSERVACION: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservacion e identificacion.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de analisis en los procesos de identificacion y caracterizacion documental. Puede sersimple, cuando esta constituida por un solo tipo de documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediante.